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ジョーンズ・デイ法律事務所

掲載日：2010年9月30日

グローバルスタンダードとローカル システムの隙間を埋める、SharePoint Online活用サービス

 

世界32都市で2,500名以上の弁護士を擁する世界最大規模の国際法律事務所のひとつとして知られるジョーンズ・デイ法律事務所では、従来のサーバー管理工数の削減や稼働率の低下を防ぎ、増加傾向にあったサーバー台数を削減するために、Microsoft Online Services の SharePoint Online を導入されました。サーバーの管理から解放されたことで、SharePoint を「いかに使いこなすか」に 重点をおけるようになったといいます。そんな中、SharePointの使い方や利用イメージがわかないという活用上の課題をお持ちでした。弊社のSharePoint活用サービスにより飛躍的に向上したそのプロセスをご紹介いたします。

導入後の活用における課題

1. 事務所内の情報共有を促進するために SharePoint Online を有効活用したいが、機能自体知らないものが多く、使い方がわからない

2. 他の法律事務所での SharePoint の活用事例がないので、活用のイメージがわかない

ディスカバリーズが提供したサービス内容

ディスカバリーズはグループまたは部門を超えた情報共有を実現させるために SharePoint 活用計画を立案しました。パイロットとして、知的財産グループでの活用促進を目標とし、「1つの入り口から各種の情報を閲覧・入手したい」という利用者からの要望をテーマに計画を立案しました。

1. 利用者ニーズの収集

利用者（弁護士、秘書、パラリーガル）からヒアリングを行い、ワークスタイルや情報活用について調査・分析し、業務におけるニーズを明確にしました。

2. サイト設計・制作

下記ポイントに重点を置いてサイトを設計・制作しました。
・ 将来的な所内ポータル、他のグループサイト構築を見据えた統一的なページ構成
・ 情報の置き場や入力ルール等、所内全体で使い方を統一
・ 画面内の情報に日々変化が見られるよう、業務で利用する多様な情報ソースを集約

3. 利用者向けトレーニングの実施

情報システムの担当者向けではなく、利用者を対象とし、制作した SharePoint サイトを実際に操作しながら、ポータルやチームサイトの使い方、 ドキュメント管理の方法等について、ハンズオン形式でのトレーニングを行いました。

 

サービス実施後の効果

サービス実施後の SharePoint の活用状況

以前のポータルは主に弁護士秘書の方々の情報管理用として利用されていましたが、新たに設計されたポータルは、業務に必要な様々な情報への入り口となる〝知恵のポータル“になりました。知的財産グループで利用が始まってから、他のプラクティスグループやスタッフ、委員会等へと活用は広がり、 現在では各グループにとって重要な情報共有ツールとなっています。

SharePoint Online 導入により改善した点、変化した点

「使えば使うほど導入効果を実感できています。SharePoint 導入により、個人の予定や文書、プロジェクトに参加しているメンバーを所内全体でシェアすることができ、各々の活動が見えるようになったことが最も大きな改善点といえます。組織全体の風通しが良くなったと実感しています。」

テクノロジー サポート サービス IT マネージャー 大内氏

ディスカバリーズへの評価

ヒアリングによる現状分析により、利用者のニーズに応えるサイトを実現
知財グループサイトを設計する際に、利用者（弁護士、秘書）へのヒアリングによる現状分析を行ったことがとても良かったです。所内の情報やタスクの棚卸しができ、情報の分類や整理もできました。また利用者がどういったニーズを持っているのかを把握することの重要性を認識できました。過去に別のグループウェアを導入した際に、情報の階層設計程度は実施しましたが、実際に展開してみると業務に合わず、結局ほとんど使われないということがありました。今回は公開後にすぐに活用が広まっているので、素晴らしいと思います。

サイトテンプレートを利用し、他グループへの展開がスムーズに
知財グループのサイトをテンプレート化することで、他のグループへの展開がスムーズに行えました。これほど早く所内に展開できるとは考えていませんでした。

ポータルの活用が進んだ利用者向けトレーニング
SharePointの使い方はインターネットで調べるしか手段がなかったので、トレーニングはとても役に立ちました。

 

弊社のようなグローバル企業において、ローカルオフィスは常に本社（US）システムに標準化されることを求められますが、グローバルスタンダードでありながらもローカルのニーズをしっかり把握し、グローバルスタンダードとの隙間を埋めながらローカルに合うシステムにすることが重要だと考えます。そのような観点からSharePoint Onlineの導入とディスカバリーズ社のサービス導入は非常に有効であったと思います。
  知財グループサイトで、グループメンバーのワークロードや予定、資料を共有することにより、仕事量の把握・分担の向上だけでなく、ナレッジマネジメント促進にもつながっています。また、事務所内の文書管理システムなどに散らばっていた情報・文書へ、このサイトからアクセスできるようになったため、文書検索時間を短縮できました。

今後の展望

ジョーンズ・デイ法律事務所では、SharePoint Online 利用者を全所員に拡大し、情報共有のための所内ポータルへと展開していきます。 クラウドサービスの導入により「運用する」ことから解放された今、「利用する」ことへシフトしていきます。