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ワークスタイルの成熟度向上

情報技術を駆使することにより業務の効率が飛躍的に高まり、生産性が向上することで例えば営業力や組織力が強まりますが、これらも大きなIT投資を実現することだけが方法ではありません。例えば業務時間で最も使用しているアプリケーションである Excel、Word、PowerPointなどのMicrosoft Office製品は、企業内でサーバーを経由しながら従業員同士が連携した働き方（ワークスタイル）を前提に仕様ができています。しかしながら、多くの場合は従業員が個となって文書を作成したり、修正したり、あるいはメールで関係者に配布するだけになっています。

組織の力を最大化するには、ネットワーク型の仕事のスタイルを身につける必要がありますし、ネットワーク型のOffice製品の使い方をマスターすることが重要です。こうした最も身近なOfficeの使い方を変革するだけで業務が効率化し、例えば従業員500人の会社で1日1人10分の時短縮が実現すれば、1日5000分、1か月で167時間、1年間で2000時間の削減につながり、これは576万円に相当します。ある調査データによれば1週間に13.3時間を資料作成に費やしているそうです。削減された時間はコストで換算した評価以外に、浮いた10分をビジネスを次に踏み出す時間に割り当てられていれば、単なるコスト削減ではなくビジネス拡大への投資の再配分につながるのです。たかがOffice製品ですが、あるべき使い方がわからずツールに振り回され、ITリテラシーが低いことを言い訳に生産性を落としていれば、ビジネス拡大の機会損失になり、市場優位性を失っていくばかりです。されどOffice製品。高価な情報システムの導入ではないばかりか、どのPCにも入ってる身近な存在です。もちろんOfficeの使い方をマスターすることも重要ですが、単に使い方ではなくOffice製品が得意とするネットワーク型のワークスタイルを手に入れるのが最終目標です。

対象組織において現状のワークスタイルを調査します。50問近くの質問項目で、組織環境や情報技術環境とその活用状況、改善への期待などいくつかの指標にまとめます。そこから現状の課題（As Is）と今後あるべき姿（To Be）を定義した上で、対象組織内のプロジェクトメンバーとともに具体的な改善タスクへと取り組んでいきます。例えば、組織において申請書類の手戻りが多くよけいに時間がかかっている、申請フォームの所在や申請後のプロセスが不明確な場合は、ビジネスプロセスの可視化と周知、誰にでもアクセス場所に申請フォームを置くなどの対策をとります。また他の例では、持っている課題を誰に相談していいかわからない、役割分担が決まっているが誰が担当かわからない、などの問題が顕著な場合は社内のアドレス帳からWho’s Whoを作成し、いつでもだれもがアクセスできる場所に設置し、発生した課題に対して短いリードタイムで解決への一歩を踏み出せるようにします。こうした50問を超える質問の中から絡み合う複数の課題に対して複数の対策を講じる手段を決定していき、総合的なワークスタイルの向上を目指します。