ディスカバリーズ株式会社

SharePointの活用支援

お客様の課題

・SharePoint を導入したのに、導入前に予定していたほど利用が進まない

・技術者のIT部門でポータル運営すると、見栄えもコンテンツも作れない

・セキュリティや情報管理の観点でエンドユーザーに権限を付与したくないが、しないと活用が進まない

ディスカバリーズからの提案

SharePoint は運用を開始してから利用者の動向によって、求められる機能やスタイルが成熟していくツールです。従ってシステム導入後に活用のメンテナンスを怠るとエンドユーザーに信頼されない価値の低いシステムとなってしまいます。このメンテナンスはシステムの運用・保守ではなく、エンドユーザーが業務上の利用価値を高めるための継続的な「仕組み作り」と、SharePoint上での情報を利活用する「仕掛け作り」です。

解決策のご提示

1. ログ分析サービス

SharePointの利用されているサイトやページ、ファイルなどのコンテンツを分析して、利用頻度や傾向を分析します。同時に利用者の利用傾向を分析することで、改善のポイントを明らかにします。情報や人の利用度合いを分析することにより、さらなる利用度合いを高めるためのアプローチが変わってくることから、現状を正しく把握するためのサービスです。

2. 活用ロードマップ策定サービス

活用が進まない場合、導入時の目標や目的がいつの間にか曖昧になってしまい、どこへ向かっているのか不明瞭になっています。SharePointは豊富な機能がある一方で利用する組織側の成熟が求められる機能も非常に多いです。利用者や組織の利用成熟度を高めながら利用範囲を広げていき、最終的に導入時の目標に達成するための道しるべとして、中長期なロードマップ（工程表）を策定します。

3. 情報設計サービス

エンドユーザーが業務で役立つポータルとは何かを定義した上で、社内の保有情報から、受発信する対象・頻度などを考慮した情報設計を行います。トップページの画面情報設計のみならず、SharePoint特有の機能や制限を加味したサイト構成、ページ構成を、情報設計書にまとめます。

4. 社内マーケティング

ポータルには情報を共有しておけば、誰かにとって価値をもたらす可能性がありますが、単に保存しておくだけでは気づかれません。きづかれるためのアプローチとして社内向けのマーケティング活動をご提示します。例えば、利用度が低いが必ず知っておかなければいけない情報は、社内メールと連動した社内コミュニケーションの計画から実施まで提供します。